Todos queremos ahorrar tiempo y dinero –después de todo, eso es parte de una buena gestión, ¿no es así?  Sin embargo, cuando se trata de servicios críticos como las traducciones, también debemos prestar atención a la calidad.  Un trabajo barato de traducción es el tipo de traducción menos eficiente:  su imagen corporativa corre riesgo, sin mencionar potenciales demandas judiciales.  El costo de tener que editar una mala traducción, o tener que volver a traducir todo de cero, puede terminar siendo mucho más alto que hacer las cosas bien desde el principio.

A pesar de ello, hay maneras astutas de ahorrar tiempo y dinero cuando se trata de traducciones:

1.      Asegúrese que su traductor sepa a quién contactar para cualquier duda que pueda surgir durante la traducción.

• Esto es particularmente importante en el caso de trabajos urgentes, cuando el traductor tendrá que trabajar durante horas no laborales.  Con frecuencia, la persona que solicita la traducción no es la autora de los documentos, ni la persona que tendrá que tratar con ellos.  ¿Podría responder preguntas técnicas?
• Indique el correo electrónico y el número celular, y asegúrese que la persona esté al tanto de lo que está ocurriendo con el documento.

2.      Si tiene un glosario de trabajos previos realizados por otros traductores, por favor envíelo. 

• Esto no sólo ayudará a ahorrar tiempo con las búsquedas de terminología, sino que también asegurará la coherencia entre sus documentos.  Nombres de cargos, nombres de departamentos, políticas corporativas... Hay muchas formas de traducir lo mismo, y con frecuencia es sólo cosa de preferencia.

3.      Haga todo lo que pueda para entregar la versión final de los documentos.

• Cada vez que se hace un cambio a un documento, el traductor debe parar y hacer esos cambios, lo que a veces significa borrar secciones completas que ya habían sido traducidas.
• Sin embargo, esto no siempre es posible, debido a limitaciones de tiempo.  Si puede, por favor asegúrese de usar la herramienta “Control de Cambios” de MS Word.  De esa manera, el traductor no necesitará revisar todo el documento, palabra por palabra, para asegurarse de no omitir cambio alguno, sino que podrá ir directo a los cambios realizados.

4.      Traduzca sólo las partes que necesita.

• Como traductora, no tengo cómo saber qué partes del documento usted necesitará a menos que me diga para qué necesita la traducción.  Si necesita registrar el documento para propósitos oficiales, necesitaría la traducción de todos los pequeños detalles, incluyendo sellos y firmas.
• Con frecuencia veo que los clientes no necesitan la traducción de todo el documento.  Por ejemplo, en el caso de un contrato de compraventa de energía que un cliente quiera usar como base para un nuevo contrato, esas páginas introductorias escritas por un notario público no van a ser usadas;  tampoco lo serán las páginas de identificación de las partes (nombre de los representantes, cédulas de identidad, direcciones, registro de poderes), y los hitos de delimitación del terreno.  Eliminar esas y otras partes innecesarias le ahorrará bastante dinero –y tiempo.

5.      Formato – mientras más simple, mejor.

• En primer lugar, si tiene el documento en formato editable, asegúrese de que sea ésta la versión que envíe.  La conversión es posible, pero toma tiempo y siempre hay pequeños problemas.  Y sí, como traductora, tengo que re-escribir todo, pero si usted me entrega un documento en formato editable, me es mucho más fácil entregarle una traducción con exactamente el mismo formato que el documento de origen.
• Las columnas, tablas, gráficos, etc., demoran el proceso de traducción.  Simplifique el formato antes de solicitar la traducción.
• Cuando usted contrata un traductor, está comprando su tiempo, ya sea para traducir o para formatear.  De la misma manera que si contrata un neurocirujano para desinfectar una herida –le tendrá que pagar a tarifa de neurocirujano.
• Si tiene un documento lleno de tablas con cifras que no necesitan traducción (aparte del cambio de puntos por comas y de comas por puntos), podría borrar esas cifras y luego hacer que un asistente copie/pegue las cifras en el texto traducido.

6.      ¿Hay partes que ya han sido traducidas?

• Frecuentemente, hay partes de textos que se repiten una y otra vez, de documento a documento.  Descargos en comunicados de prensa, información de bolsa de valores, información de constitución, etc.:  Mantenga una carpeta con esos documentos y tan solo inserte las partes correspondientes.  No hay necesidad de volver a traducirlas cada vez.  Si siempre trabaja con el mismo traductor, tan solo entregue estos documentos a su traductor y éste así puede usarlos cada vez que sea necesario.
• ¿Hay una versión previa del mismo documento?  Si la tiene en formato Word, por ejemplo, basta con hacer una comparación automática, y traducir sólo los cambios.  Puede incluso pedir a su traductor que haga esa comparación automática:  realmente toma menos de dos minutos.

Como su traductora, me interesa ahorrarle dinero y hacerle verse bien.  Mientras mejor vaya su negocio, mejor va mi propio negocio.  Así es cómo se construyen las relaciones de negocio a largo plazo.

LOS DESAFÍOS DE LOS IDIOMAS EN GRANDES PROYECTOS

Si usted pasa por todo un proceso de RR.HH. para seleccionar a los miembros de su equipo, ¿por qué no hacerse algunas preguntas al escoger al traductor que prestará servicios para su equipo?  Idealmente, será parte de su equipo para toda la vida del proyecto.

La mayoría de los gerentes y líderes de equipo prestan muchísima atención a la calidad de los profesionales legales y de ingeniería de su equipo, con frecuencia olvidando que una traducción mala o imprecisa de un reporte cuidadosamente preparado puede destruir cualquier posibilidad de aprobación o de financiamiento de un proyecto, sin considerar las potenciales costosas consecuencias legales que puede tener algo tan simple como saltarse una coma.

Sin embargo, la mayoría de la gente no tiene idea de cómo escoger al traductor correcto para trabajar con sus equipos, y los aspectos a considerar van más allá de un simple diploma.  Hay que admitir que éste puede ser un aspecto muy confuso para muchos, incluso para líderes de equipos y gerentes contratantes con experiencia, de modo que tras muchos años trabajando con traducciones técnicas en las industrias de la energía y minería y con estudios de abogados, he preparado una lista para ayudarle a escoger el proveedor de servicios de traducción correcto para su proyecto.

1.      Antes que nada, necesita definir las combinaciones de idiomas que necesitará.

Esto puede parecer obvio, pero es un aspecto clave al escoger el traductor correcto.  La mayoría de los traductores son buenos traduciendo solo hacia su lengua materna, pero no al revés.  Por supuesto, algunos traductores pueden traducir hacia y desde más de un idioma, pero si usted necesitará este tipo de servicio, asegúrese que su traductor sea uno de estos últimos.  Una vez que el proyecto está corriendo a velocidad máxima y que las fechas vuelan, puede ser una gran distracción y pérdida de tiempo el estar cambiando de traductores.

Asegúrese que su traductor sepa quién escribe qué documento:  Una vez llegué a trabajar en una debida diligencia, a mediados del proceso, en la cual un tercio del equipo hablaba portugués, otro tercio hablaba español, y el otro tercio, inglés. Todos pensaban que se estaban entendiendo.  Cuando los documentos llegaron a mis manos, ya habían sido traducidos desde y hacia todos esos idiomas, varias veces.  Sin embargo, noté que la licitación iba a ser presentada en español, pero las cifras habían sido determinadas por el equipo de habla inglesa.  El equipo de habla hispana estaba hablando sobre ofrecer X “billones”, hasta que pregunté si estaban conscientes de la diferencia entre “billones” y “billions”.  No lo estaban.  De modo que iban a ofrecer tres ceros más de lo que había sido aprobado por la casa matriz y los financistas. Está de más decir que ciertamente se habrían adjudicado la licitación, pero sólo para entrar en un tremendo juicio.

2.     Los diplomas y certificados no son suficientes.

 

Aunque un título universitario o una certificación de una asociación de traductores tales como ATA, ATIO, etc., puede establecer una línea base de calidad, no garantiza una buena traducción de un Estudio de Impacto Ambiental o un Contrato de Compraventa de Energía.  El traductor necesita estar educado en el tema, de modo que estudios y/o experiencia de trabajo previa en el área son fundamentales.

3.     Fechas de entrega.

Los grandes proyectos normalmente tratan con extensos documentos y fechas de entrega terriblemente limitadas.  Asegúrese que su traductor conozca la longitud de cada documento y la fecha de entrega necesaria y, si es preciso, que su traductor pueda supervisar a otros traductores.

Usted puede contratar a otros traductores directamente o puede dejar que su traductor forme un equipo de su confianza.  De cualquier manera, todos tienen que ser realistas respecto a qué puede y qué no puede ser logrado.  Más allá de las promesas de empresas de software de asistencia a la traducción, existe un límite a lo que un traductor puede hacer en un día.  Traductores profesionales con experiencia, para garantizar la calidad de su trabajo, pueden normalmente traducir entre 2.500 y 5.000 palabras por día, dependiendo de su experiencia en el tema, el formato del documento, y algunas otras variables. Sin embargo, es posible traducir más trabajando sobretiempo (personalmente, he logrado traducir hasta 12.500 palabras en un muy largo día y gran parte de la noche, pero ese es mi récord, no mi rendimiento normal).

4.     Confidencialidad – la clave del negocio.

 

¿Sabe usted quién estará manipulando/leyendo/traduciendo/revisando/editando sus documentos?  Hoy en día, tal vez todo lo que usted sepa es que envía un documento por email pero, después de eso, no tiene control alguno.  Debe poder preguntar a su traductor qué tipo de medidas toma para garantizar la confidencialidad de toda su información.

Independientemente de si su traductor firma un contrato de confidencialidad o no, por defecto, todo documento debería ser tratado como confidencial.

¿Quién participa en el proceso de traducción?  ¿Hay alguien más que esté haciendo la traducción/edición/revisión/entrega del documento? ¿Usa la nube? ¿Memorias externas? ¿Trabaja dentro de la LAN de otra empresa?  Todos estos elementos deben ser tomados en cuenta.

Aunque la mayoría de los traductores querrá ver el documento antes de aceptarlo, usted debe asegurarse de que exista responsabilidad por la confidencialidad de sus documentos.  En el caso de algunas agencias, he visto gerentes de proyecto descuidados que envían correos electrónicos masivos a traductores, sólo indicando “altamente confidencial” en la referencia, para ver quién quiere tomar el trabajo.  Si hubiera cualquier filtración, ¿cómo podría ser rastreada?

5.      Y finalmente, la ética.  Esto involucra todo aspecto del proceso pero, ¿cómo puede usted evaluar este elemento?  Chequee las referencias.  ¿Hace cuánto tiempo su traductor ha estado trabajando con los mismos clientes?  Si hubiera habido algún problema a este respecto, sería muy probable que los clientes se hubieran ido.

 

En el próximo blog, le daré algunos datos sobre cómo facilitarle la vida a su traductor –y hacer que éste sea más productivo para usted.